項目管理


“項目管理”是以項目為對象的系統管理方法,通過一個臨時性的、專門的柔性組織,對項目進行高效率的計劃、組織、指導和控制,以實現項目全過程的動態管理、項目目標管理,并完成項目過程管理的綜合協調和優化。

項目管理是項目型企業核心的業務管理內容。項目管理模塊可以幫助企業建立一套科學合理的項目管理控制體系,系統提供從項目前期的項目立項、組建項目組、制訂進度計劃,到項目進行過程中的溝通管理、項目變更、質量控制、費用管理、進度控制、工時管理、采購管理,以及項目結束時的項目成果管理、人員業績采集等全方位功能。強大的生產統計功能,幫助企業隨時可以了解各階段的生產情況、科學地制訂和修正生產計劃,輔助實現項目生命周期全過程的管理,整體提高企業在項目上的管理能力和手段,形成高效工作和持續改進的工作模式。

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主要功能:

項目立項管理

正式項目信息管理

系統可建立所有項目信息臺賬,提供對項目相關信息的增加、修改、刪除、查詢和維護各類項目信息管理的功能;提供查詢和統計項目信息的功能,并可按不同類型項目生成相關報表;提供對項目暫停、終止和重新啟動管理功能和相關的備注信息維護功能

項目任務下達

項目任務的下達書標志著項目工作的正式啟動,生產部門按任務書中的要求展開項目工作。任務書下達前可通過網上審批、會議評審等多種方式明確顧客要求,然后通過系統任務書下達流程通知到承接部門及項目經理等有關人員,使任務下達過程更加規范,項目執行要求更加明確。

專項任務書下達

專項任務書的下達是用于項目組內部相對對立的各專業間或各部門間需要明確的內部任務要求,起到工作協調的作用,如:設計專業向勘察處下達任務、地質專業向鉆探專業提交任務要求,下達的要求、輸入條件等信息等都會記錄到系統中,做到有據可查。

項目人力資源管理

在對企業的各類生產項目進行管理的過程中,不論是企業領導,還是項目管理部門、項目組成員都需隨時了解項目組人力資源的組成情況,并及時得到相關的調整信息,以便組織生產工作。根據項目類型的不同、階段的不同,需要不同組織形式的項目組結構,參與的專業、崗位要求也是不同的。每個項目組在收到項目任務書后,就開始組建項目組,物色項目組成員,并確定其崗位,這樣就形成了該項目的項目組織結構。隨著項目的開展,由于各類因素引起的項目人力資源的變化,也將導致項目組織結構、項目組成員隨之發生變化。項目組這個由項目而產生的臨時性的團隊信息需要得到隨時的維護,實時反映人力資源的占用情況。只有本項目組成員的才能查看項目信息、接受并執行被分配的任務。 

項目進度管理 

項目計劃編制 

系統提供的計劃編制功能可進行項目WBS任務分解,逐級完成詳細計劃制訂,計劃任務的審批下達功能,計劃安排的好壞將直接關系到項目的進度及質量。 

項目立項后,項目經理需要進行工作任務分配及制訂項目總體進度計劃,各專業進度計劃或階段計劃由各專業或階段負責人進行編制,專業間互相提供資料計劃也需在此進行編制。此部分內容可通過信息系統的項目計劃安排中的計劃樹形式體現,并可以導出成Excel文件,系統也提供與MS Project的集成功能,支持導入、導出功能。同時系統提供計劃的審批流程。 

項目計劃發布 

項目進度計劃編制過程不是一蹴而就的,通常是漸進明細,所以為不干擾項目執行人當前的正常工作安排,在計劃編制完成而執行條件不成熟前,工作計劃不進行發布;只有在條件成熟可以執行時才正式將具體作業任務下達給執行人。

進度計劃監控 

系統可為項目管理人員提供項目的進度狀況,以時間進度、里程碑等方式反映項目狀況,控制和改進項目的進度。 

任何項目的總體進度均可通過“項目進度計劃分解”的分級樹狀顯示來控制和反映項目各階段執行情況,同時可以匯總出不同階段的詳細作業任務表,包括內、外業計劃。 

產品質量過程管控

項目過程管理的實質目的是要將項目執行過程中產生的各類數據文件自動收集記錄下來,如:成果文檔(如:報告、圖紙、計算書)、過程文檔(如:互提資料、往來資料等)、信息溝通過程數據(與項目相關各方),實現項目執行過程中各部門、專業多方協同工作的高效環境。 

項目執行過程中雜亂的信息交互、無序的管理,是影響工作效率提高的主要因素,而協同工作平臺為項目人員提供了一個協同工作的環境、溝通交流的共享平臺,并可對項目范圍、進度、人員、變更等具體環節加以控制。 

產品質量管理 

產品審簽過程控制是保障產品質量的有效手段,設校審業務詳細過程主要分四部分:設校審初始化、項目計劃安排、作業計劃發布、設校審流程類型及歸檔。 

在執行項目產品校審流程、互提資料流程的過程中,系統提供實時的監控過程功能,可以隨時了解當前產品在哪個環節上,存在什么問題,并可進行有針對性的干預,如:變更執行人等。 

合規性檢查 

項目合規性是確保項目質量符合國家與業主要求的最基本條件,項目合規性檢查則是項目質量檢查必須進行的一項內容。 

項目負責人應從項目策劃時就需要組織各專業負責人對本項目所需遵循的國家、行業、地方及本企業制定的技術標準進行識別,尤其是標準中所涉及到的強條性條文的識別。目前,已有很多工程勘察設計單位已要求將技術標準中涉及的強制性條文的識別作為項目策劃過程中一個必須執行的重要環節,并需在設計大綱中對強條如何貫徹進行說明。 

在執行設計驗證、確認過程中均需對所識別的標準進行檢查,對項目中涉及的強條內容落實情況進行驗證檢查。 

系統可將針對每個項目所涉及的技術標準強制性條文檢查結果進行匯總統計,包括:識別的標準、識別的強條、本項目不涉及的強條數、檢查通過的強條等,以便質量檢查人員進行監督。 

互提資料管理 

互提資料管理是對各專業之間相互提供的資料進行管理。提供資料方式根據發起條件不同而分兩類: 

一是計劃內提資,即在項目策劃階段中已安排好的提資計劃,項目負責人在編制工作大綱的總體計劃時,已將互提資料的要求、內容提出,各專業負責人根據要求進行詳細提資計劃的編制,提供資料的計劃編制好后將作為作業任務發布給相關設計人員; 

二是計劃外提資,即在項目執行過程中某專業提出需要另個專業提供有關資料,此過程需要要求提資專業先填寫《要求提供資料申請》,申請通過后,才可將所提要求發給相關設計人員準備資料。 

設計人員在接收到提供資料的作業任務后,即進行資料的準備工作,完成后通過《提供資料流程》填寫“互提資料單”內容,并經校核人、審查人審查后才可提交給需資專業人員。需資專業人員如果認為提供的資料不符合要求,可退回提資專業修改。 

溝通管理 

在項目執行過程中,雙方的溝通至關重要,溝通方式包括電話、現場、往來文件等。由于每個項目都要涉及到很多部門,每個部門及相關人員從不同的角度都需要了解項目各個方面的計劃與實際進度情況,提供一個有效的項目消息平臺是解決各個部門之間溝通協調的捷徑。企業領導可以通過溝通管理實時了解項目的各類信息為項目決策做準備。 

變更管理 

項目變更每天都在企業中發生,它關系到項目的進度、質量和投資控制。因而對項目變更的管理,是項目管理的核心功能之一。系統就是通過規范化的程序控制變更的影響效果,并記錄變更發生原因及處理過程數據信息。 

項目變更包括很多內容:比如項目進度計劃變更、人員變更、設計輸入變更、設計變更、項目狀態變更、互提變更、審批流程變更等。系統要滿足各類情況的變更管理要求,以滿足在各種變化情況發生時信息能夠及時傳達到各相關方面,通過規范化的程序控制變更的影響效果,并記錄變更發生原因及處理過程的要求,如項目設計變更管理將直接對設計變更的可追溯性、設計變更后圖紙實物與電子檔案的完整性產生較大的影響。 

采購管理 

提供項目執行過程中的分包項目管理與采購管理功能。分包項目管理包括分包項目立項、支付合同評審、支付合同管理、付款管理、分包項目成果歸檔以及分包項目驗收等功能 

采購人員根據所需采購物資及前期確定的供應商,起草采購合同并在系統中進行支付類合同評審,評審通過后完成項目采購合同簽訂。合同簽訂后,由采購合同管理崗對采購合同進行統一管理,從采購合同信息登記、合同文本掃描、采購合同付款計劃與付款信息的登記,以及監督檢查合同履約情況。 

質量保證 

質量保證是指為使項目相關人員確信項目的產品、過程或服務的質量能夠滿足要求,所必須的全部有計劃有組織的活動。也可以說是為了提供信任表明項目能夠完成既定目標,而在質量體系中實施并根據需要進行證實的全部有計劃和有系統的活動。 

質量保證人員參與項目計劃的制訂,按計劃審計項目過程和產品;按系統設定的管理流程引導項目參與人員操作,從管理系統中獲取各自所需的數據,檢查項目人員執行過程中提供的數據、及操作過程是否符合規范要求。

質量檢查 

產品質量的監視和測量需要從策劃開始,并貫穿整個產品的生產過程。對于項目型企業的質量管理者,更關注項目各個階段的執行過程是否符合ISO9001質量標準要求及企業內部生產管理規范。質量檢查功能實時為管理者匯總統計了項目組在各階段執行過程中產生的結果,如:策劃完成情況、評審進行情況、各類會議溝通記錄情況、成果完成情況等,使檢查人員通過系統提供的質量檢查數據,對項目有整體的判斷,并有針對性地進行下一步監督檢查工作。

產品優良率管理 

產品優良率可以體現所交付產品的質量程度,也是項目質量管理成效的主要體現。此部分的功能主要是對在系統中運行的項目中所有通過校審的成果進行一個評定或計算,從而通過每一個產品的優良情況來分析整個項目的成果質量以及部門或專業設計出的成果的質量,從側面反應項目成員的水準及項目本身的整體質量。

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